A delegálás szintjei

Bár az agilitástól független téma a delegálás kérdése, mégis úgy látjuk, agilis, vagy afelé haladó környezetben hangsúlyosabban kerül elő és a kapcsolódó kihívások is látványosabbak. Ennek természetesen az a fő oka, hogy sok szervezetben az agilitás egyik várt hatása az önállóbb csapatok születése, akik önszerveződőbbek, nagyobb felelősséget tudnak vállalni és képesek bizonyos döntéseket levenni a vezetőség válláról.
Ez természetesen reális remény, ugyanakkor fontos kimondani, hogy – mint minden változás – ez is egy folyamat, ami tudatos munkát igényel.

Az általunk leggyakrabban látott tévedés ezen a területen az, hogy sok vezető bináris dolognak tekinti a delegálást. “Vagy én döntök, vagy a csapat.” Nincs átmenet.
Sok esetben ez úgy történik, hogy a vezető kiáll a csapat elé, közli, hogy ezentúl ez a ti felelősségetek, döntsetek bátran. A csapat viszont nem kezd el bátran dönteni, ahelyett, hogy motiváltak lennének és büszkén élnének újdonsült hatalmukkal, bizonytalanná válnak és próbálják visszatolni a döntést a vezetőségre.
Ennek számos oka lehet, sok dolog akadályozhatja a sikert, a teljesség igénye nélkül pár példa:

  • a csapat éretlensége: az új helyzettel hirtelen nehéz mit kezdeni
  • információhiány: döntenének, de nem ismert a feltételrendszer, ami segít döntést hozni
  • múltbeli rossz tapasztalatok: akár korábbi döntések, amik során megégették magukat, akár olyan korábbi esetek, amikor határozott javaslatuk volt, amit a vezetőség figyelmen kívül hagyott. Ez utóbbinak persze lehet jó oka, de ha az nem volt megfelelően kommunikálva, akkor a csapatban maradhat sértettség.

A megoldás: folyamatként tekinteni a delegálásra, felmérni a konkrét szituációban megfelelő mértékét és aktívan dolgozni az erősítésén. Mi erre a Management 3.0 részeként ismert Delegation Board, Delegation Poker technikákat szoktuk használni. A linken található anyagok nagyon jól érthetőek és használhatóak, de a teljesség kedvéért itt is gyorsan összefoglaljuk az eszerint az elmélet szerint definiált szinteket:

  1. Tell: A delegáló dönt, és megmondja a döntést a delegáltnak.
  2. Sell: A delegáló dönt, de “eladja” a döntést a delegáltnak.
  3. Consult: A delegáló dönt, de előtte tanácsot kér a delegálttól.
  4. Agree: Közös döntés.
  5. Advise: A delegált dönt, de a delegáló tanácsot ad, illetve ezen a szinten még megpróbálja befolyásolni a döntést.
  6. Inquire: A delegált dönt, a delegáló szeretne tudni a döntésről.
  7. Delegate: A delegált dönt. A delegáló teljesen elengedi a történetet.

Néhány példa saját házunk tájáról: tréningekről. A tréner bizonyos döntéseket különböző mértékben delegál a résztvevők felé.

  • Gyakorlatok időzítése: tell. A tréningjeink során vannak előre időzített gyakorlatok, amelyek helye megvan a tematikában, és vannak olyanok, amiket ad-hoc vetünk be, ha szükségesnek érezzük. Akármelyikről is van szó, a döntés a miénk: most gyakorlat következik.
  • Ebédidő: sell. Mivel előre megegyezünk a helyszínnel, hogy mikorra készüljön el az ebéd, ezt eldöntjük mi. Ugyanakkor a tréning elején megbeszéljük a résztvevőkkel és megpróbáljuk “eladni” nekik, hogy délben ebédelünk.
  • Szünetek: consult. Van egy elképzelésünk, hogy a tematika mely pontjain érdemes szüntetet tartani. Erre építve, de a résztvevők igényeit figyelembe véve döntünk a szünetek gyakoriságáról és hosszáról.
  • A tréning kezdése: agree. Többnapos tréningnél az első nap végén meg szoktunk egyezni, hogy mikor kezdődjön a második nap. A duration fix, ha a társaság szeretne hamarabb kezdeni, akkor korábban végzünk. (Általában azért a 9-től 5-ig intervallum szokott maradni.)
  • Csapatok kialakítása: advise. A szimulációs gyakorlatok során a résztvevők csapatokba szerveződnek. Szempontokat adunk (pl.: legyen a nemek aránya egyenlő), de a konkrét döntés az övék.
  • Szerepek kiosztása a gyakorlatok során: inquire. Azon gyakorlatoknál, ahol szükség van pl. Scrum Master kijelölésére a csapatban, a legtöbb esetben a csapatra bízzuk a döntést, de az eredmény természetesen érdekel minket, hisz a szerencsés kiválasztott máshogy vesz részt a gyakorlatban.
  • Az pedig például, hogy ki hova ül, delegate.